La estrategia de un ejecutivo de Google para manejar bien el tiempo

Todos tenemos formas distintas de manejar el tiempo. Pero cuando se trabaja en equipo eso puede ser un problema. Mientras unos dividen su día de reunión en reunión, otros prefieren segmentarlo en sesiones más largas que permiten completar las tareas. Estas dos modalidades se conocen como el modelo del administrador y el modelo del creador.

El modelo del administrador es para jefes. Y es representado por el calendario regular en el cual se divide el tiempo de intervalos de una hora (muchas veces llenos de reuniones). Siempre hay espacio para bloquear varias horas seguidas, pero como estándar cambian lo que hacen cada 60 minutos.

Por el contrario, los creadores usan el tiempo en intervalos más largos. Generalmente prefieren dividir sus horas laborables a la mitad, utilizando parte del día para una tarea y el resto para otra. Piensa en un escritor, por ejemplo. ¿Es posible escribir algo de calidad en una hora? ¿Acaso un programador puede crear y verificar que un código funciona en media hora?

Es por esto que, cuando manejas el tiempo como un creador, las reuniones son un desastre. Una sola reunión puede romper la mañana o la tarde en dos dejando muy poco tiempo para poder crear algo. No importa si es solo de media hora, la reunión se convierte en una excepción que cambia la forma en la cual trabajas completamente.

Jeremiah Dillon, jefe de mercadeo de producto en Google Apps For Work, explicó en un email a su equipo que todos debemos ser creadores y dedicarle el tiempo necesario a cada tarea. ¿Suena genial, pero imposible? Dillon lo reconoce y por esto sugiere que establezcas la intención de la implementación. Es decir, protege el “Tiempo de crear” en tu calendario. Incluye el lugar y la hora en la cual lo harás y una pequeña descripción de lo que estarás haciendo. De esta forma te comprometes a lograrlo.

Y no, esto no es algo que debes dejar para el viernes al final del día, después de la última reunión. Es un secreto a voces que hay muchas reuniones que pudieron ser un simple email y que siempre pueden ser más cortas si se define una agenda a seguir. Los viernes tampoco es el día ideal pues es el día de la semana donde menos energía tenemos.

Los niveles de energía varían durante la semana, así que planifica tu “tiempo de crear” tomando en cuenta los siguiente:

• Lunes: tienes la energía que quedó del wikén -- programa tareas de poca demanda como establecer metas, organizar y planificar.
• Martes y Miércoles: los días de mayor energía -- ataca los problemas más difíciles, escribe, piensa, dedícate a tu “tiempo de crear”.
• Jueves: la energía comienza a bajar -- programa reuniones, en particular para atender aquellos temas en los que necesitas consenso.
• Viernes: la energía está en su nivel más bajo -- saca el día para fortalecer tus relaciones laborales, realizar tareas sencillas y planificar la semana próxima.

Dillon también indica que es preferible sacar el “Tiempo para crear” en la mañana, antes de llegue la tarde y comience la fatiga decisional.

Así que ya sabes, si sientes que no manejas bien tu tiempo y que nunca terminas nada, es buen momento para implementar el “tiempo para crear”. Una vez lo crees, debes protegerlo y asegurarte de no interrumpir el de algún compañero.

¿Tienes algún consejo para mejorar el manejo del tiempo? ¡Compártelo en los comentarios!