El problema no es tu email, eres tú

Email. Todos lo odiamos. Todos lo usamos. Pero la verdad es que muchas veces no le damos buen uso. Fue un milagro tecnológico que se ha convertido en una herramienta de interrupciones absurdas. Pero donde más duele ver email malpractice es en la industria de comunicaciones.

El gran problema de tu inbox no es él, eres tú. Tú lo convertiste en tu todo, en el centro de tu vida laboral. Todas tus decisiones, reuniones, archivos, proyectos, invitaciones a happy hours; todo está en tu email. El problema es que cuando lo necesitas, no te permite encontrar nada. Y cuando no encuentras nada, la crisis se apodera de tu salud emocional. Aunque no tenemos cómo escapar del cuco del email, existen workflows que puedes implementar para darle un buen uso sin convertirlo en el rey de tu universo profesional.

Aquí te compartimos un simple sistema que te podría ayudar:

1. Usa el email como si fuera la recepción de tu oficina virtual

Todo llega a tu inbox. Bueno casi todo. Aunque los mensajes de texto y WhatsApp están ganando terreno como un medio de comunicación profesional más directo, el email continúa siendo el lugar "oficial" donde recibimos la información. Si casi todo llega al inbox, la clave para usarlo como tu sala de recepción es FILTRAR. ¿Cómo hacerlo?

Todo el mundo tiene diferentes tipos de emails que recibe a diario y casi todos caen en las siguientes categorías:

- Emails que no tienes que leer

- Emails que no tienes que leer al instante, pero debes leerlos en algún momento del día

- Emails que tienes que leer al instante porque requieren respuestas inmediatas

- Emails que puedes leer al instante y convertir en tareas o información

La magia de no gastar demasiado tiempo abriendo y contestando emails está en aprender a filtrarlos. Por ejemplo, si tuvieras un asistente, este filtraría tus llamadas para que solo inviertas tiempo en temas importantes o urgentes. Ahora, transfiere esa función de asistente a las notificaciones push que te llegan al teléfono o el subject line que ves en tu aplicación desktop. Con suficiente práctica debes aprender a mirar estas notificaciones y saber si es un email que merece que abras tu inbox. No caer en la trampa de abrir tu app cada 5 segundos te ahorrará mucho tiempo.

¿Y qué hacer con los correos que sí debes abrir? De eso se trata el segundo paso de este simple sistema.

2. Convierte tu email en una tarea que harás al momento o eventualmente

Acción es la palabra clave en este paso. Todo email que sea importante y necesario para ejecutar tu labor al máximo caerá en uno de 3 renglones: respuesta al instante, una tarea que harás eventualmente o una pieza de información. ¿Cómo funciona este paso en el plano práctico?

- Convierte el email en una respuesta al instante

Esta contestación o acción debe ocurrir a instantes de leer el email. Idealmente, estos emails serán la minoría de los casos, pero cuando lleguen atiéndelos rápido. Haz la llamada, contesta el email, envía el mensaje de texto. No conviertas este email en un action item, contesta al momento. Si no lo haces, dejarás a la persona que lo envió esperando una respuesta, lo cual producirá emails de seguimiento y más y más interrupciones. Aunque a muchos nos irrita tener que contestar algo al instante, hay situaciones en las que tenemos que responder. Es la realidad de nuestro negocio.

- Convierte el email en un tarea

A este pote irán la mayoría de tus emails importantes. Comienza mirando bien el subject line e identificando si es algo que debes convertir en una tarea al instante o si es algo que puedes hacer más tarde en el día. Un tipo de email que debes convertir en un tarea al momento es algo que debes delegarle a alguien y poner a correr. Por otra parte, si estás en una reunión que requiere el 100% de tu atención, puedes tomarlo con calma y crear la tarea más tarde. En ese caso, déjalo en el inbox como un unread hasta la próxima ronda de lectura de emails, momento en el cual lo podrás añadir a tu task list. 

- Convierte el email en un pieza de información

Hay emails que tienen información valiosa sobre algún proyecto pero no requieren crear una tarea específica. Lo importante de este tipo de email es el contexto. Coloca la información en un lugar accesible. Por ejemplo, si tienes una aplicación de manejo de proyectos y tareas como Asana o Basecamp, coloca la información dentro del proyecto o la tarea que tenga relevancia.  Si de vez en cuando te llega alguna comunicación random que no cae en ningún proyecto, crea un espacio dentro de tu aplicación donde archivar este tipo de información para que le puedas echar un ojo de vez en cuando.

Si sientes que tu email te está quitando demasiado tiempo, dale una oportunidad a este sistema y comparte tus resultados con nosotros más adelante. Si tienes algún proceso útil que quieras compartir, déjanos saber en los comentarios.