Cómete la rana y otros consejos para ser más productivo

Las interrupciones son el pan nuestro de cada ineficiente día. Tanto así que el 28% de nuestro día se pierde en interrupciones, según compartió Nicole D’Alonzo (@nikisnotes) en su presentación en el SME Marketing Summit el pasado miércoles 21 de octubre en el Sheraton Convention Center.

Para combatir esas interrupciones, D’Alonzo, creadora del site victoryrituals.com y jefa de operaciones de Social Fresh, compartió algunas herramientas y tips de productividad.

1. Técnica Pomodoro

El Pomodoro es un sistema diseñado por el emprendedor y desarrollador Francesco Cirill. Solo necesitas un reloj despertador o una app con la función de alarma. Una vez llegue esa gran tarea que tienes que completar, romperás las horas de tu día en sesiones de 25 minutos de trabajo seguido por 5 minutos de descanso. Repetirás el protocolo hasta terminar la tarea. Cuando hayas completado 4 pomodoros corridos, puedes tomar un descanso más largo, de 15 minutos.

2. Abandona tu escritorio

A veces hay que escaparse para poder producir. Dentro del lugar de trabajo, tu escritorio es como un Google Pin donde cualquiera te puede encontrar con facilidad. Para evitar interrupciones innecesarias, desaparécete a algún conference, hamaca, gazebo, cuarto de brainstorming, etc..

3. Trabaja lo más difícil temprano en el día

“Si te comes una rana durante la mañana, probablemente será lo peor que harás en todo el día”. - Mark Twain

Basado en esa curioso frase fue que Brian Tracy diseñó un sistema de productividad que te anima a enfrentar tus tareas más difíciles y desagradables a primera hora.

4. La trifecta diaria

El día antes de tu misión laboral, enumera las 3 tareas que debes completar antes que acabe ese día. Enfócate en ellas y no permitas que las interrupciones te alejen de tu misión.

5. Usa una aplicación de manejo de proyectos

No importa cuán capaz seas reteniendo información, llegará el momento en que dejarás caer la bola. La buena noticia es que existen decenas de aplicaciones que te pueden ayudar a organizar y ejecutar tus proyectos. Solo por mencionar algunos están Asana, Podio, Trello, Brightpod, Things, Omnifocus, GetFlow, Wunderlist, Todoist, Basecamp, Blimp y muchas más.

6. Contabiliza tu tiempo

Nada te ayuda más a determinar si estás siendo productivo con tu tiempo como tener un desglose de cómo lo has invertido. Y hoy, más que nunca, llevar un conteo de tus horas trabajadas es más fácil con apps como Harvest, Hours y Toggl. Estas apps te ayudarán a entender mejor cómo estás invirtiendo tu tiempo y te ayudará a descubrir oportunidades.

7. Dale temas a tus días

Jack Dorsey está fungiendo como CEO de Twitter y Square a la misma vez. En varias entrevistas explicó cómo hacía para manejar ambas compañías. Dorsey explicó que le asigna temas a los días de su semana. Por ejemplo, lunes se concentraba en temas administrativos, martes en producto, miércoles en mercadeo y así por el estilo. El ejecutivo comentó que tener un tema diario lo ayudaba a reenfocarse durante el día cuando se iba por tangentes.

8. Subcontrata el 15% de tu trabajo

La verdad es que a veces hay tareas triviales que nos quitan el tiempo que deberíamos invertir en proyectos realmente importantes. Para esos trabajos, D’Alonzo recomienda subcontratar el 15% de esas tareas a externos. Eso te permite abrir espacios necesarios para dedicarle a la innovación.

9. Música sin palabras

La proliferación de oficinas abiertas ha creado ambientes llenos de distracciones. Por eso, muchos se ponen audífonos para desconectarse y enfocarse. Pero a veces, la música que escuchan puede ser también una distracción. Para lograr enfocarte, D’Alonzo recomienda escuchar música sin palabras. Te libras de las distracciones sin interrumpir tu mente con letras que compiten con tus tareas. Una estación de Pandora que la conferencista recomendó fue Explosions in the Sky.

10. Limita tus investigaciones en la web

Todo comienza con una búsqueda en esa página llamada Google. Horas después despiertas del transe cibernético sin recordar qué era lo que estabas buscando en un principio. Por eso, D’Alonzo recomienda que le pongas límites a tu tiempo en Google. Separa espacios de tiempo diarios para tus búsquedas y sé estricto. De nada vale que no actúes sobre lo que aprendiste durante tu investigación.

11. Reduce el ruido

Las notificaciones son grandes regalos que nos ha dado la tecnología moderna. Quedamos avisados de adelantos noticiosos, emails, mensajes de texto en tiempo real. Por otro lado, esa misma innovación nos interrumpe a una frecuencia tan intensa que imposibilita la productividad. De vez en cuando, date el lujo de apagar todas las alertas y pon toda tu atención en las tareas que tienes a la mano.

12. No abras tu email más de una vez

Será difícil, pero oblígate a intentarlo. Cuando veas un email, contéstalo al instante, conviértelo en una tarea o bórralo. Es así de sencillo.

13. Tantos tabs y tan poco tiempo para verlos todos

En su presentación, D’Alonzo compartió un concepto llamado Tabdevotophobia, que significa es el medio de cerrar tabs en tu browser. Tener tantos tabs abiertos te limita de dos maneras. Primero, te obliga a regresar a ellos una y otra vez. Tanto cambia y cambia te distrae de lo que realmente necesitas atender. Además, el exceso de tabs hace que tu computadora no funcione a su máxima capacidad. Y como todos sabemos, una computadora lenta puede afectar la productividad en gran manera. Un gran herramienta que recomendó la presentadora fue One Tab, un Chrome Extension. La extensión agrupa todos los tabs abiertos en una página y te libera de la ansiedad para que puedas trabajar sin distracciones.

14. Desconéctate

Todos debemos sacar tiempo para alejarnos de nuestro día a día. Dar un paseo podría abrir tu mente a oportunidades que nunca habías contemplado. Ese tiempo de descanso podría ser en el cambio de rutina que necesitas para descubrir esa gran solución para tu cliente o negocio.